行政业务办理人员
职业新说
三分钟带你认识 行政业务办理人员类 职业
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职业概况
职业概况
准备数据报告、待处理事务并履行事务上的职责，例如准备信件，接待来访者，安排电话会议并确定开会时间，可能也会培训和指导业务水平较差的职员。
职业内容
◆使用文字处理、电子表格、数据库或演示软件准备发票、报告、备忘录、信件、财务报表和其他文档。◆接打电话并做记录。◆向公司高管、委员会和董事会演示研究结果和汇编的数据。◆参加公司会议并做记录。◆迎接客户，并确定是否应该把他们引荐给特定的人。◆阅读和分析传入的备忘录、提交的报告和计划，以确定其意义。◆执行办公室职责，如订购供应、维护档案、管理数据库系统和执行基本的簿记工作。◆归档和检索公司文件、记录和报告。◆接收、分类和分发信件，包括传真和电子邮件。◆为高管安排旅行。
发展路径
现代科技无法替代行政秘书或行政助理所提供人性化的服务，因此，行政秘书或行政助理的就业机会较多，就业前景广阔。
从业要求
写作能力，办公软件使用能力，沟通能力等
职业能力
- 1灵活分类能力
- 生成或使用不同的规则以不同方式对事物进行组合或分组的能力。
- 2演绎推理能力
- 在具体问题上使用通用规则产生出有意义的结论与答案的能力
- 3信息优先级排定能力
- 依据特定规划通过明确的命令或模式来安排事情的能力。
- 4口语理解能力
- 倾听和理解通过口头表达出来的信息和想法的能力。
- 5口语表达能力
- 通过口头语言沟通信息与想法让他人理解的能力。
- 6反应能力
- 快速理解、整合和组组织信息变成有意义模式的能力
职业活动
- 1评估预测
- 估计大小、距离和数量；或确定执行工作活动所需要时间、成本、资源或材料。
- 2获取信息
- 观察、接收和以其他方式获取来自所有相关来源的信息
- 3辨识信息
- 通过分类、评估、认识差异性或相似性来识别信息，并检测出环境或事件的变化
- 4与组织外的人交流
- 代表组织与客户、公众、政府和其他外部来源的人沟通。交流的信息可以通过书面、电话或电子邮件的方式进行。
- 5与上下级和同事沟通
- 通过电话、书面形式、电子邮件或亲自面对面向主管、同事和下属提供信息。
- 6与他人协作进行工作和活动
- 作为团队小组的一员协作完成任务
- 7组织、计划与安排工作
- 制定具体的目标和计划，以排定优先级、组织和完成工作。
- 8制定工作及活动时间表
- 调度事件、程序、活动及他人的工作。
职业技能
- 1主动学习
- 了解新的信息对当前和未来的解决问题和决策的影响。
- 2倾听
- 聚焦他人所说的话，花时间去理解要点，在适当的时候问问题，而非在不恰当的时候打断他人讲话。
- 3学习策略
- 在学习或教学新事物时，选择和使用合适的培训/教学方法。
- 4协调能力
- 调整与他人行为有关的行动。
- 5服务能力
- 积极寻找帮助他人的方法。
- 6敏锐的洞察力
- 能够意识到他人的反应，理解为什么他会有此反应和行动。
- 7解决复杂问题的技能
- 识别复杂的问题，并审查相关的信息，开发和评估可选项及实施解决方案。
职业具备知识
职业素养
- 1成就/努力
- 要求建立和保持个人的具有挑战性的成就目标，并努力掌控任务。
- 2适应性/灵活性
- 要求对变化持开放态度且认同工作地点的变换
- 3分析思维
- 要求分析信息且使用逻辑来解决与工作有关的问题。
- 4关注细节
- 要求在完成工作任务时要注意细节
- 5合作
- 要求在工作中与他人愉快相处，展示出友善、合作的态度。
- 6可靠性
- 要求可信赖、有责任心和可靠，并履行责职。
- 7主动性
- 要求有承担责任和挑战的意愿。
- 8创新性
- 要求有创造性和另类思维来构思解决和回答工作相关的问题。
- 9毅力
- 要求在面对障碍时能坚持
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